Главная | Регистрация входящей корреспонденции на предприятии

Регистрация входящей корреспонденции на предприятии

Удивительно, но факт! Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки.

Правила регистрации входящих документов

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ: В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый. Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

Удивительно, но факт! Отчет о проверке представлен руководству

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word. Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов. К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц. Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию. Инновационный метод регистрации корреспонденции — система электронного документооборота СЭД используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг. Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей до человек, например, Fossdoc.

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота. Документы, не подлежащие обязательной регистрации Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама периодика, рекламные проспекты и тому подобное.

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

От чего зависит обработка конкретного входящего документа?

Согласно, общим правилам можно не регистрировать: Корреспонденцию поздравительного и личного характера. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов.

Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера выставки, форумы пр.

Материалы по теме:

Формы и бланки, кроме строгой отчетности. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо. Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя.

Гражданское право

Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер. Оформление Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер.

На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию ФИО , занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию. Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции. Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Удивительно, но факт! Формирование документов в дела Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:

Основные графы Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры. Дополнительные графы В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче. Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Рекомендуем к прочтению! на ипотеку квартира в москве

Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.

Придерживаться принципа однократности, то есть документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

Особенности ведения В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах. Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем.

Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх.

Удивительно, но факт! Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с

Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т. Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

Удивительно, но факт! Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы. Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:



Читайте также:

  • В каких случаях отказывают в ипотеке втб 24
  • Семейное право в рм
  • Как происходит изъятие земельных участков
  • Какие документы нужно для усыновление ребенка в