Главная | Статья в нк рф о хранении документов в инспекции

Статья в нк рф о хранении документов в инспекции

Проанализируем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Ведь помимо общих сроков первичные учетные документы должны храниться не менее пяти лет, а налоговые — не менее четырех существует множество исключений.

Удивительно, но факт! Она создается приказом распоряжением руководителя организации.

Изучим правила исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т. Рассмотрим исключения из этого правила, например: Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами причем зачастую не одним, а несколькими. В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго — затратно. Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы. Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов.

Общее правило для хранения Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную — в течение 5 лет, а месячную — в течение 1 года ст.

Удивительно, но факт! Перечень оснований для истребования документов постоянно расширяется.

Постоянного срока хранения требуют документы протоколы, акты, заключения о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности ст. Документы расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет ст.

Удивительно, но факт! НТВП Кедр В феврале года выставлено требование по конкретному контрагенту о предоставлении документов за период с

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской финансовой отчетности в последний раз ч. Пример 1 СвернутьПоказать В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января г. Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов, в т. Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень.

Комментарий к ст. 94 НК РФ

Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса например, в письме Минфина России от Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум: Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов.

Она создается приказом распоряжением руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился. В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению.

Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации.

Удивительно, но факт! Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Исключения из общего правила Товарная накладная и счет-фактура Начнем, казалось бы, с простого примера.

Удивительно, но факт! Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от

Допустим, организация приобрела материал и получила в марте года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство. Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее четырех лет с даты последней записи п. Отсчет срока хранения для счета-фактуры в обоснование налогового вычета по НДС начинается после отчетного налогового периода, в котором документ использован в последний раз.

Поэтому в данном случае срок хранения можно начинать отсчитывать с Но в середине года документы не уничтожают, а хранят до конца года то есть до Надо принять во внимание, что вычет по НДС можно произвести по приобретенным товарам только после принятия их на учет п.

Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения — накладную — также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры до Поэтому для бухгалтерского учета в данном примере срок ее хранения более длительный. Срок хранения начинает отсчитываться после года, в котором она использовалась для составления отчетности, то есть с Тогда выбираем максимальный из них — Казалось бы, все понятно. Но жизненная ситуация может усложниться.

Уничтожение документов

Срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, если правом на налоговый вычет воспользовались позже У налогоплательщика может отсутствовать реализация в каком-то квартале налоговом периоде по НДС. Официальное мнение налоговых органов таково, что нельзя принять НДС к вычету в периоде отсутствия реализации у налогоплательщика письмо Минфина РФ от Вспомним о том, что налоговый вычет по НДС — это право налогоплательщика, а не обязанность. И он может воспользоваться этим правом в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода п.

Другими словами, если воспользоваться условиями примера, организация может применить налоговый вычет по НДС по полученному счету-фактуре в течение трех лет начиная с Если счет-фактура получен позже товара и накладной Такая же ситуация по расчету срока хранения документов возникнет у организации, когда она получает счет-фактуру по приобретенному товару услуге, работе в более позднем налоговом периоде, чем период получения самого товара и товарной накладной.

Обратите внимание

Сроки хранения первичных документов, подтверждающих в данном случае факт получения материала, также отодвигаются например, накладная. Если купленный материал отдан в производство на следующий год Допустим, организация приобрела материал в марте г. В этом случае налоговый вычет по НДС произведен ранее.

И отсчет срока хранения счета-фактуры ведется с марта г.

Порядок и срок представления документов проверяемым лицом

Если материал получен, но не оплачен Бывает и так, что материал поставлен вместе со всеми документами накладная, счет-фактура , но он остался неоплаченным. По истечении срока исковой давности три года задолженность списывается. Тогда срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность, — в общем случае семь лет три года исковой давности плюс четыре года по правилам налогового учета.

Иначе нечем будет подтверждать сумму задолженности и дату возникновения долга постановления ФАС Волго-Вятского округа от Но не забудьте, что перед годовой бухгалтерской отчетностью проводится инвентаризация, в том числе и задолженностей. В случае подписания акта сверки с поставщиком срок исковой давности начинает отсчитываться заново, т.

Приобретение основного средства амортизация Организация приобрела ценное имущество с длительным сроком хранения, например, здание и установила срок его полезного использования 31 год. В противном случае сложно будет доказать экономическую оправданность расходов, а также данных по основному средству сроки ввода в эксплуатацию, первоначальную стоимость, амортизацию при проверке, проводимой налоговой инспекцией постановление ФАС Московского округа от Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам В письме Минфина России от А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен п.

Убыток выявляется на предприятии по окончании года налогового периода и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год.

По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных подп. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток.

Такой подход можно встретить в судебных решениях, например, в постановлениях ФАС Московского округа от Есть и другая судебная практика, которая не согласна с данной точкой зрения: У вас есть два пути: Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений ст.

Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара затопления, хищения , а от налоговых органов пришло требование об их представлении?

Финансовое ведомство считает, что они должны быть восстановлены письмо от Есть судебные решения с аналогичной позицией постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от Налоговому органу было отказано в части взыскания штрафных санкций.

Однако если налогоплательщик не сможет подтвердить, что у него на момент получения требования документы отсутствовали, то штрафа не избежать постановление ФАС Московского округа от Суды считают штраф обоснованным и в случаях, когда после утраты документов налогоплательщик не предпринял мер по их восстановлению постановление ФАС Уральского округа от Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.

У налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. Судебная практика СвернутьПоказать Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат постановление ФАС Московского округа от Судебная практика СвернутьПоказать Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ.

Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Убыточная деятельность – повод хранить документы дольше

Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов.

В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ постановления ФАС Северо-Западного округа от Условие проведения проверки Хотелось бы обратить внимание еще на один важный момент.

Например, без проверки нельзя уничтожить первичные документы ст.

Документы, касающиеся объектов ОС

Фрагмент документа СвернутьПоказать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Министерства культуры РФ от О них сказано в ст.

По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки порядок и сроки его составления оговорены в ст.

При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете: Но, как известно, срок исковой давности составляет три года п. Налоговые органы могут предъявить претензии и выставить санкции в пределах этого срока.

Хранение налоговых документов

В то же время НК РФ не требует уничтожения документов, финансовое ведомство указывает, что уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это право налогоплательщика. Во-первых, из приведенных выше судебных решений видно, что в случаях, когда налогоплательщик не смог предоставить документы с истекшим сроком хранения по требованию проверяющих органов по причине их уничтожения, суды принимали сторону налогоплательщика.

Конечно, в этих ситуациях последний должен грамотно провести саму процедуру уничтожения правильно ее документировать.



Читайте также:

  • Документы оформление наследства дачу